GRAFICOS

Cómo crear un Gráfico en Excel

 

Si recién estás comenzando con Excel o no lo usabas desde hace un buen rato, es probable que tengas problemas con tu primer gráfico.

Con esta entrada, pretendo mostrarte cómo puedes crear un gráfico en Excel sin dar más vueltas de las necesarias.

Crear un gráfico en Excel en 3 pasos

Como te dije, vamos a hacerlo sin dar muchas vueltas; por lo tanto, vamos a crear nuestro gráfico en 3 pasos, sin modificar sus parámetros por defecto. Esto es lo que haremos siempre que no se trate de ningún tipo de gráfico especial.

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  Seleccionar los datos que quieres graficar

Primero vas a seleccionar el rango de datos que quieres graficar, ‘sombreándolos’ con el ratón. Para este ejemplo voy a utilizar una tabla de datos que tiene sólo dos columnas: la que tiene los nombres de etiqueta (columna Mes) y la que tiene los datos (columna Índice).

Pueden ser más columnas; pero si son demasiadas el gráfico perderá en claridad.

Es importante que tengas en cuenta lo siguiente:

1. Es mejor que tengas definidos tus propios nombres en una columna, como en el ejemplo, para que Excel asigne correctamente las etiquetas.
2. Los datos numéricos deben estar ingresados como números y no como texto.

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  Elegir el tipo de gráfico

Una vez que tienes seleccionados los datos y has verificado que todo esté correcto, vas a insertar el gráfico. Para encontrar la opción de insertar gráficos en Excel, debes seguir esta ruta:

1. Pestaña Insertar
2. Te diriges a la sección Gráficos y eliges el tipo de gráfico. Para mi caso, elegiré gráfico de Columnas.
3. Selecciona el subtipo de gráfico. Como vamos a mantenerlo sencillo, seleccionaremos el subtipo 2-D Column (Columna en 2D)

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  Verificar que todo ha salido bien

Hasta aquí todo está listo. Ya casi has terminado. Lo único que tienes que hacer es revisar que tu gráfico haya quedado bien y no tenga ‘cosas raras’.

Como puedes ver en la imagen final, los nombres de los meses se han colocado en el eje horizontal, mientras que en el eje vertical se ha generado automáticamente un rango de datos, basándose en los datos de tu tabla.

También puedes ver que el nombre de nuestra columna Índice (la que tiene los valores numéricos) aparece a la derecha, indicándonos que todas las barras azules corresponden a esta serie de valores.

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Estoy aprendiendo cómo se hace un gráfico en #Excel, justo aquí: http://bit.ly/1c7sYYF

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Si en lugar de una columna de valores tuviéramos dos, Excel le asignaría un color distinto a cada una para que sea fácil diferenciar las series de datos. Esto sería igual para tres, cuatro o ‘n’ columnas.

En el siguiente gráfico he agregado la columna Incremento para mostrarte un ejemplo de lo que acabo de comentarte.

Nota como ha cambiado el rango de valores de el eje vertical de nuestro gráfico, ahora va desde 0 hasta 16. Esto Excel lo ha hecho para adaptarse a los nuevos valores de nuestro gráfico.

Posibles problemas (y sus soluciones)

Cuando creas un gráfico por primera vez, sueles encontrarte con algunos problemas comunes que podrían terminar arruinándote la tarde

A continuación te expongo algunos de estos posibles problemas y sus soluciones.

Excel no me muestra las series

En ocasiones nuestro gráfico de Excel puede lucir como muestra la imagen anterior. Esto generalmente se debe a que los datos en la columna de valores están ingresados como texto y no como número.

Si conviertes los datos a número utilizando la opción Texto a columna, probablemente se solucione sin mayores contratiempos. Sin embargo, suele suceder que el origen de este problema está en el separador decimal.

¿Qué quiero decir con esto?

En la imagen anterior, si te fijas bien, notarás que los valores decimales están separados por una coma; pero la Configuración Regional de mi laptop indica que el separador de decimales es el punto.

Al usar un carácter que no es reconocido como el separador de miles, Excel interpreta esto como una cadena de texto, por lo tanto, no puede hacer cálculos sobre estos datos y, en consecuencia, no los muestra en la gráfica. En estos casos para Excel no hay nada que mostrar.

Solución: Reemplaza el separador actual por el correcto.

Consejo: Si tienes muchos datos como para hacerlo manualmente, selecciona el rango en el que se encuentran y presiona CTRL + L. En el cuadro de diálogo que aparece, le indicarás que reemplace las comas por puntos (o al revés, si tu caso es el contrario)

Sólo tengo una columna de valores; pero Excel me muestra dos.

Como puedes ver en la imagen anterior, a pesar de que el gráfico tiene una sola columna de valores (la columna Porcentaje), Excel nos muestra dos series en nuestro gráfico.

Cuando esto sucede, es porque está considerando la columna Código como una serie de datos y no como una columna de nombres. Generalmente, esta situación se da por dos cosas:

1. Los nombres son números.
2. La columna tiene un nombre.

Estas dos características le están indicando a Excel, que lo que tiene en este lugar se trata de una columna de valores, es decir, nosotros mismos le estamos ‘pidiendo’ a Excel que lo grafique, aunque no sea nuestra intención.

La solución a esto sería eliminar al menos una de estas dos condiciones que te indiqué anteriormente, por ejemplo:

Solución #1

Podemos eliminar el título de la columna que no debe graficarse, antes de insertar nuestro gráfico.

Solución #2

Convertir los datos de la columna mencionada a tipo texto, con la opción Texto a columna, y nuevamente insertar nuestro gráfico.

El gráfico aparece totalmente en blanco

Esto generalmente sucede porque olvidaste seleccionar el rango con los datos antes de insertar el gráfico. Puedes solucionarlo simplemente eliminando el gráfico actual y repitiendo el proceso, pero esta vez con un rango seleccionado siguiendo los tres pasos que te indiqué anteriormente.

Nuestro gráfico en Excel está listo

Has terminado de crear tu primer gráfico en Excel. Ahora debes practicarlo varias veces para que los pasos se queden ‘grabados’ y pronto sea un procedimiento natural para ti.

Con este proceso básico, harás la mayoría de tus gráficos en Excel. Por supuesto existen otras formas de crearlo; pero en esta entrada te he mostrado la que me pareció más sencilla.

Sigue jugando con Excel y haz pruebas, juega con él. Esta es la mejor manera de llegar a conocerlo.